Hoe Jetreport toepassen en gebruiken

Hoe Jetreport toepassen en gebruiken

Jetreports is op meerdere manieren toe te passen en te gebruiken. Op deze pagina geef ik informatie en voorbeelden over het toepassen van Jet reports. Hier wil ik uitgebreider ingaan hoe Jet reports toepasbaar zijn in een bedrijf en hoe je ermee kan starten.

“BI (business Intelligence) klinkt allemaal zeer mooi, maar hoe kan ik dit toepassen in mijn bedrijf?” Een vraag die ik regelmatig hoor en in theorie zeer makkelijk te beantwoorden. Ieder bedrijf maakt al gebruik van BI. Hoe? Door gebruik van diverse lijstjes en het gebruik van kennis uit data. Hoe klein de vorm ook en hoe de data ook is samengesteld, in theorie zijn het vormen van BI. Toch zou het mooi zijn wanneer je als bedrijf dit een stap verder kan tillen. Hierin kan Jet reports (of een tool zoals Jet reports) een mooie toepassing zijn.

Simpel beginnen

Wanneer je gebruik gaat maken van Jetreports dan is het verstandig om simpel te beginnen. Een goede methode hiervoor is om een medewerker te laten experimenteren met de software. De persoon moet enigzins goed zijn in het gebruik van MS Excel en de formules daarin. Het is een pre wanneer een medewerker gemakkelijk om kan gaan met software in het algemeen. Vraagstukken die in deze “experimentele fase” behandeld kunnen worden zijn:

  • Hoe gebruik ik Jetreports in het algemeen en hoe werkt dit met Excel?
  • Hoe zit mijn database structuur er uit en wat is de tabel indeling?
  • Hoe creëer ik lijsten en hoe kan ik deze filteren voor het “rapporteren”?
  • Hoe combineer ik lijsten uit meerdere tabellen in 1 Excel lijst?
  • Hoe werk ik met een datum in Jetreports en kan ik hier op filteren?
  • Hoe kan ik rekenen met de gegevens die Jetreports genereert?
  • Hoe kan ik records tellen in mijn database met gebruik van Jetreports?
Dit zijn uiteraard voorbeelden en slechts een kleine leidraad voor de experimenten. Als deze stappen onder de knie zijn kunnen zeer veer functies uitgevoerd worden en wordt het makkelijker om ook werkelijk toepassingen te maken. Het hoeft hier nog niet eens om relevante gegevens te gaan. Het gaat om het leren van het gebruiken van Jetreports en deze kennis zal in de toekomst bij ieder vraagstuk toepasbaar zijn.

Welke informatie willen mijn medewerkers?

Wanneer de gebruiker enigszins comfortabel wordt met de software kan er langzaamaan begonnen worden met toepassingen die relevant zijn voor een bedrijf. De BI medewerker kan gaan praten met diverse personeelsleden om te onderzoeken aan welke informatie er behoefte is binnen het bedrijf. Hier niet altijd met de moeilijkste vraagstukken beginnen, maar begin makkelijk. Het vraagstuk moet wel te controleren zijn, zodat de medewerker ook werkelijk ziet dat de gepresenteerde gegevens kloppen.

Bijvoorbeeld: Bij welke klanten werd artikel X in het afgelopen jaar verkocht?

Welke informatie is kritisch voor mijn medewerkers?

Wanneer een medewerker overtuigt is van de werking van Jet reports kan er middels een interview gekeken worden wat de kritische informatie is die ontbreekt in zijn dagelijkse werkzaamheden. Maakt hij/zij lijsten handmatig? Is er informatie die hij/zij continu moet nakijken? Misschien is de informatie wel makkelijk voor handen en kan er een rapport van gemaakt worden. Een lijst die dagelijks in 10 minuten gedraaid kan worden is al handiger dan het 30 keer per dag opzoeken van 1 record a 30 seconden ((30 * 30)/60= 15 minuten). Tevens kan er in de 10 minuten gewoon gewerkt worden of is er tijd voor een kopje koffie, in ieder opzicht een overwinning voor de medewerker en dus efficiënter voor het bedrijf.

Hoe nu verder

Bovenstaande voorbeeld kan voor het hele bedrijf worden uitgerold. Het is verstandig dat zodra er enigszins vertrouwen en kennis is van Jetreports om na te gaan welke informatie er hard nodig is binnen een bedrijf. Er kan een sessie/vergadering  plaatsvinden waarin bekeken wordt wat kritisch is om te weten, zowel voor de medewerkers als voor het management.

Lijsten zat, tijd voor meer!

Er komt een moment dat er een overvloed aan lijsten beschikbaar is waardoor het steeds moeilijker wordt om in alle makkelijk beschikbare informatie hetgeen te vinden wat van toepassing is. Er moet niet een situatie ontstaan waardoor de medewerker de weg kwijt raakt in alle informatie, want dan ben je weer terug bij af. Jetreports heeft hier meerdere oplossingen voor. Bundel bijvoorbeeld alle rapporten in een makkelijk en duidelijk navigeerbaar intranet of verstuur geautomatiseerd rapporten. Rapporten kunnen in de nacht gedraaid worden, zodat deze direct in de ochtend beschikbaar en uit te printen zijn. Allemaal mogelijkheden om de juiste informatie bij de juiste persoon te krijgen.

Meer weten?

Wil je meer weten over Jetreports, BI of toepassingen binnen je bedrijf? Ik kan altijd helpen, neem contact op via mijn contact formulier en misschien kan ik iets voor je betekenen.

 

NB: Bovenstaande gegevens zijn niet van toepassing in ieder bedrijf. We zijn immers allemaal uniek en wie weet is er wel een veel makkelijkere weg. Er zijn nou eenmaal meerdere wegen naar Rome.