Elektronisch factureren: Waarom niet?

Elektronisch factureren E-invoiceElektronisch factureren: Waarom niet?

Deze stelling heb ik op meerdere symposia verkondigd. Toch zijn er nog maar weinig bedrijven die er echt voor gaan. In mijn ogen onbegrijpelijk. Het is snel, gemakkelijk, goedkoop, milieuvriendelijk en tegenwoordig ook nog super efficiënt. Waarom dus eigenlijk niet?

INGis een mooi platform
In mei 2009 kreeg ik professioneel hier voor het eerst mee te maken. Door 1 van onze leveranciers werden wij bij Personal Car Lease getipt dat er een systeem was, wat dit gemakkelijk en betaalbaar voor ons kon maken. Het systeem heet INGIS en met wat reserveringen was ik toch meteen enthousiast. Zeker voor ons online shortlease platform “Flexlease.nl” leek dit ideaal. In juli 2009 hebben wij de eerste echte elektronische factuur verstuurd. Sindsdien een genot voor al onze medewerkers.

Automatiseren is top
In samenwerking met IDYN werd er in onze ERP database (Microsoft Dynamics NAV) een add-on van hun geïnstalleerd. Vanaf dat moment konden wij simpelweg een vinkje aanzetten op onze klanten pagina’s en de rest van het werk ging geautomatiseerd. Ja, je leest het goed: niet meer printen, opstaan, stempelen en posten, maar boeken en het proces gaat geautomatiseerd verder.

Goede combi met papier
Uiteraard kregen wij niet alle klanten in 1 keer over naar dit systeem. Het genoemde vinkje komt echter terug in de factuur en zo kan de medewerker gemakkelijk zien of er geprint moet worden of niet. Erg handig en gemakkelijk allemaal dus.

E-invoice in de praktijk
Nu na circa anderhalf jaar zitten wij op 80% elektronisch factureren gezamenlijk voor onze beide business units. Een enorme efficiëntie en bezuiniging heeft dit voor ons teweeggebracht. Met Flexlease, zoals gezegd een online platform, zaten wij in 1 maand op 98% aangesloten klanten op INGis. Een ongekende en onverwacht makkelijke prestatie.

Waarom zou ik elektronisch factureren?
Dit vragen mensen nog geregeld aan me. Dit verhaal lezende kan je alleen maar concluderen dat ik dan intern een beetje moet lachen en vervolgens uitleg dat wij al een lange tijd profiteren van dit voordeel. Hoe langer je wacht en blijft overwegen, hoe langer je die voordelen laat liggen.

Onze aanbieders:
www.ingis.nl
www.IDYN.nl
www.anachron.nl