Een weekje converteren

Joris Thielemans PCL - TL overname

Personal Car Lease & Trendlease samen verder als partner

Een week lang spanning, succes, geluk, enthousiasme, geduld, een beetje stress en uiteindelijk enorme vreugde. Ja, werkelijk na een week zwoegen, zweten en keihard werken lukte het om een gehele leaseadministratie van bedrijf X op te nemen in bedrijf Y. Een prestatie waar ik zeer trots op ben en een prestatie die recht doet aan ons interne motto:
“Het onmogelijke mogelijk maken”
.

Op 1 april 2011 maakt Personal Car Lease (PCL) bekend dat zij het door ABN AMRO Lease gefinancierde wagenpark van Trendlease C.V. in zijn wagenpark heeft opgenomen. Dit was bij mij uiteraard al enige tijd bekend en in mijn rol als ICT specialist is mij gevraagd om de conversie te coördineren en uit te voeren. Een zeer uitdagende klus.

In het verleden hebben we eerder een wagenpark van 240 voertuigen overgenomen, 4 Lease BV uit Hoogeveen. We hadden in die tijd nog geen beschikking over een import-tool voor onze database en zodoende hebben we alle gegevens handmatig in het systeem ingevoerd. Een mega klus die we niet graag wilde herhalen, het kon namelijk veel efficiënter hadden wij het idee. Enige tijd geleden hebben wij hiervoor ConnectIT van Juicy Pear Solutions aangeschaft. Deze tool maakt het mogelijk om data/gegevens in Microsoft Dynamics te importeren, lees hier meer.

De Opdracht
Mijn opdracht was het converteren van de gehele leaseadministratie van Trendlease naar Personal Car Lease in 1 week. Maandag starten en de eerstkomende maandag moeste er gefactureerd worden. Het ging hier in totaal om 530 leasecontracten met de daarbij horende objecten. Zo’n conversie is opgebouwd uit een veelvoud van stappen, denk hierbij aan imports, handmatige handelingen en controles. Alle verschillende tabellen in onze database moesten aangevuld worden met de Trendlease data en dit allen in een specifieke volgorde. Een selectie hiervan:

  • Auto-Merk/Model gegevens (import)
  • Auto-Kleur gegevens (import)
  • Aut0-Banden specificaties (import)
  • Auto-Type gegevens (import)
  • Klant-NAW gegevens (import)
  • Klant-Berijder gegevens (import)
  • Klant-Facturatie gegevens (import)
  • Leasecontract-Calculatie gegevens/ opbouw van het leasecontract (7 x import)
  • Leasecontract-Aanvullen Leasecontract specificaties (import)
  • Auto-Voertuig kenteken specificaties aanvullen (import)

Door het gebruik van een tool zoals ConnectIT kon ik dit realiseren. Ik kreeg hierbij hulp van de dames van onze administratie. Tussen alle imports zitten toch nog wel een aantal handmatige acties en deze hebben zij allemaal voor mij uitgevoerd. Mijn dank hiervoor is nog steeds groot, aangezien ik dit klusje niet zonder hun had kunnen doen. Echt geweldig en dank aan Nadia, Monique en Sharon.

De voorbereiding
We hebben deze hele actie niet uit kunnen voeren zonder een goede voorbereiding. Een periode voor de conversie hebben wij de gehele administratie kunnen kopiëren en heb ik een week lang kunnen oefenen met het converteren. Ik had de imports dus klaar liggen en van een hoop leasecontracten had ik de gegevens al. Na deze voorbereiding heb ik mij 3 maanden niet met de gegevens bezig gehouden.

1 april 2011 werd uiteindelijk de datum. Dan blaas je al het spreekwoordelijke “stof” van je bestanden en moet je eigen grote mond ook werkelijk waarheid worden: “Ja hoor, dit kan ik in 1 week voor je realiseren!”. Ik was hier echter zelf ook werkelijk van overtuigd.

Flexibel opstellen
De werkelijke week verloopt zeer hectisch. Door middel van een stappenplan en het invoeren van taken kon ik keurig bijhouden of het ook werkelijk ging lukken. Daarnaast ben je in je hoofd met 1000 zaken tegelijkertijd bezig. Een drukte vanjewelste en het management wil ook nog allerlei zeer kritische informatie van je hebben. In deze tijd is het zeer belangrijk je hoofd erbij te houden en goed te letten op progressie, accuraatheid en prioriteit.

Toch is het waar dat alles in zo’n week zeer kritisch is en het daardoor toch gerealiseerd moet worden teneinde het gehele project te laten slagen. In goed communicatief overleg met de Key personen van het project hebben we het dit keer waar kunnen maken.

Dit hield in dat ik op maandag nog dacht dat alles voortvarend ging. Dinsdag ontstonden er toch werkelijk wat grotere problemen en kreeg ik een extra groep van 55 leasecontracten die ik nog nooit gezien had. Flexibel opstellen werd dus een must en eigenlijk begon ik woensdag van voor af aan. Op dat punt stond de druk er behoorlijk op en heb ik heel hard moeten werken om dit naar de goede kant om te buigen. Dit was uiteindelijk rond een uurtje of 1 in de nacht wel gelukt en met een gerust hard begon ik donderdag om 7 uur ‘s ochtends.Donderdag stond vooral in het teken van het afronden en volledig maken van de bestanden. Ik bleek al een heel eind te zijn, maar desondanks bleken er nog een hoop puntjes op wat i’s gezet worden.

Het foute uur!
De vrijdag begint werkelijk perfect. Vrijdag 1 april 2011 draait Q-music het foute uur de gehele dag en deze bijzonder leuke samenkomst van omstandigheden zorgt voor een perfecte “START LEASECONTRACT” dag. Met de sfeer op kantoor dus optimaal scheurt ons management nog even naar Sneek om 500 dossiers op te halen. Het starten van de leasecontracten gaat ondertussen, zij het met wat obstakels, gewoon door. Onze “salesmeter” (zie afbeelding) schiet met de minuut omhoog, echt een prachtig gezicht en het ging dus gewoon lukken!!!!

Vrijdagochtend zat alle informatie er in en konden de leasecontracten (handmatig) aangemaakt worden. Een viertal zaken moeten in het eind van het ‘start leasecontract proces’ allemaal handmatig uitgevoerd worden, om af te sluiten met “F11” in ons systeem de methode voor “boek start leasecontract”. Wij hebben bij PCL een “salesmeter” hangen (zie afbeelding) waarop wij precies kunnen zien wat het aantal leasecontracten is wat wij in beheer hebben. Deze schoot ineens omhoog, echt een prachtig gezicht en het ging dus gewoon lukken!!!!

salesmeter Personal Car Lease

Om 20:00 uur ‘s avonds waren alle contracten gestart! Yes, gelukt, done, rond, maandag factureren!

Uiteraard hebben we met een klein viertal ‘s avonds nog even een hapje gegeten. De vreugde moest immers gevierd worden. Het weekend was in ieder geval uitermate goed begonnen.
Wat een prestatie! Wat een ervaring!